Топ-10 решений по оптимизации 1С для b2b компаний

На основе современных тенденций и пожеланий заказчиков мы подготовили список наиболее востребованных решений по оптимизации работы с 1С.

1. E-mail/SMS дня для руководителя

Отправка отчётов по SMS и E-mail с самыми необходимыми показателями бизнеса, которые Вы выбираете сами.

Что можно настроить:

• Отправку каждому руководителю, с теми показателями, за которые отвечает он
• Прикладывать к сообщению файлы с детальными отчетами по этим показателям.

Что это дает: более эффективный и упрощенный контроль для собственника всех подразделений в бизнесе

2. Просроченная дебиторская/кредиторская задолженность

Большая часть программ 1С уже имеют возможность строить отчет по просроченной дебиторке с разбивкой по срокам долга, однако его использование требует того, чтобы бухгалтерия и менеджеры аккуратно «привязывали» оплаты и отгрузки друг к другу, что требует существенных затрат времени и крайне неустойчиво к ошибкам. Причем часто бывает, что клиент кидает оплату без привязки к той или иной отгрузке, а просто какую-то сумму со словами «разнесите сами, должно хватить».

Наш же отчёт не требует такой привязки, он её осуществляет автоматически в момент формирования по принципу FIFO. (Считаем, что клиент оплачивает накладные в порядке их создания) и позволяет увидеть просроченную задолженность в разрезе интервалов (просрочка до N дней, от N до M дней и т.д.), менеджеров, подразделений.

На базе него удобно строить мотивацию для менеджеров, т.к. часто происходит так, что продаж много, но платить никто не спешит.

3. Рассылки клиентам

Чаще всего такие рассылки нужны, чтобы:

• Ежедневно отправлять клиентам файл с актуальными ценами и остатками
• Уведомлять о новинках и акциях
• Уведомлять о поступлении новой партии товаров
• Уведомлять о наличии просроченной задолженности
• Поздравлять с теми или иными праздниками

К отправляемым письмам есть возможность прикладывать любые отчеты/файлы, настраивать отборы по получателям, расписание по отправке писем

4. Управление номенклатурой поставщиков

Многие компании получают преимущество за счет расширения ассортимента, однако без автоматизации управлять этим процессом достаточно непросто. Наше решение состоит из двух частей:

1. Загрузка новых товаров поставщиков

При появлении нового поставщика, а также в дальнейшем при обновлении его товарного каталога, мы производим загрузку из Excel всех необходимых данных о товарах поставщика, фотографиях к ним, описаниях, а также всей имеющейся информации по свойствам (аналитике) номенклатуры. Вся эта информация попадает в 1С, откуда уже может отображаться на сайте.

2. Обновление информации об остатках и ценах поставщика

Вторая часть исходит из того, что мы договариваемся с поставщиком о том, что он будет ежедневно присылать нам свой прайс с остатками. При этом в 1С мы укажем формат его прайс-листа, с какой почты мы ожидаем письма. Всё остальное программа сделает самостоятельно – при получении такого письма, информация об остатках поставщиков автоматически обновится и в 1С и на сайте. В случае если изменилась цена – она либо будет пересчитана автоматически, либо отправится уведомление отделу закупок с просьбой пересмотреть розничную цену (в зависимости от того, какая логика подходит Вам больше).

5. Планирование закупок

Отсутствие корректного планирования закупок приводит к тому, что на складе образуются излишки и прибыль компании «оседает» в товарных остатках. Чтобы этого не происходило, необходимо применять современные инструменты. Наше решение бывает двух видов – для компаний, у поставщиков которых длинное логистическое плечо и наоборот. В первом случае мы используем планирование исходя из показателей продаж за прошлые периоды, учитываем коэффициент сезонности, стабильность спроса на ту или иную позицию и товарную категорию. В случае, когда поставщики привозят относительно быстро – в течение нескольких дней, эффективнее опираться на данные о том, что требуется под текущие заказы и каков спрос за последние несколько недель. Также, как показывает практика – в этом случае есть целый ряд поставщиков, поставляющих один и тот же товар.

Наилучший эффект даёт применение вместе обоих методов. Благодаря первому мы можем понять сколько какого товара имеет смысл держать на складе в тот или иной момент времени. А второй в ежедневном режиме подскажет у кого что заказать, чтобы соблюсти этот рекомендованный остаток.

6. Контроль неоплаченных резервов

Очень часто бывает, что тот или иной клиент оформляет заказ и просит зарезервировать под него товар, не внося предоплату. В результате выходит, что товар вроде бы и есть, но продавать его остальные менеджеры не могут, на сайте остаток по нему не виден. Самое плохое начинается тогда, когда менеджеры напрочь забывают об этом резерве, а клиент продолжает тянуть с оплатой. Нам встречались ситуации, когда такие резервы тянулись месяцами и в итоге отменялись. Чтобы решить эту проблему мы применяем следующий способ – создаём регламентированный перечень категорий клиентов, для каждой категории указывая – как долго может клиент держать резерв без оплаты, какова максимальная стоимость товаров, которые он может отложить в резерв без оплаты. Программа в автоматическом режиме напоминает менеджеру и/или клиенту за день до принудительного снятия резерва о том, что при отсутствии оплаты, его резерв будет снят и, если оплаты нету, самостоятельно снимает этот резерв. Для компаний, которым это особенно актуально, есть более усовершенствованный вариант, в котором для товаров задаются весовые коэффициенты важности – ведь плохо, когда резервируется самый ходовой товар, а резерв на плохо продаваемый товар страшен гораздо меньше. Также, при наличии невыкупа товара из резерва, система автоматически предлагает уменьшить категорию клиента и в дальнейшем он не сможет зарезервировать так много товара (или не сможет зарезервировать без оплаты вовсе). Для некоторых видов деятельности, разумнее назначать лимиты не на клиентов, а на менеджеров, что тоже возможно.

7. Учет потерянных продаж и закупок

Несмотря на всю очевидность и простоту, в редкой компании встретишь, чтобы эта логика учёта применялась. Типичная ситуация – звонит клиент и просит отгрузить ему 100 тонн щебня, но у нас в наличии только 40. Клиент согласен и на это количество, поэтому менеджер оформляет заказ на 40 тонн щебня и со спокойной совестью его отпускает. Информация о том, что у нас могли бы заказать на 60 тонн больше в системе нигде не зафиксирована. Когда менеджер по закупкам будет анализировать продажи за прошлый период, он увидит, что потребность была = 40, а не 100, закажет меньше товара, чем в реальности нужно и, вероятнее всего, ситуация повторится.

Иногда встречается важность симметричного учета потерянных закупок. В нашей практике был клиент, которому давали определенные скидки при соблюдении объема продаж за квартал. По итогам одного из периодов, поставщик заявил, что понизит его категорию в связи с невыполнением этого плана, что означало потерю сотен тысяч ежемесячной прибыли для компании. Благодаря тому, что в компании был внедрен учет потерянных закупок, стало известно, что если бы поставщик соблюдал свои обязательства и своевременно обеспечивал бы нашего заказчика поставками, то план был бы выполнен на все 120, а не на 85%.

Что самое важное в этой логике – мы детально анализируем почему у нас не купили и на выходе получаем отчет, в котором можем увидеть в разрезе причин сумму упущенной выгоды.

8. Учет допродаж

Всем известно насколько допродажи (апсейлы, кросссейлы и т.д.) повышают выручку компании, однако мало кто выстраивает корректную мотивацию для менеджеров допродавать. В первую очередь из-за того, что такие допродажи непросто учесть. В нашем решении есть два способа – если заказы попадают в 1С только с сайта, то мы можем сравнивать изначальный состав заказа с тем, то в итоге по нему было отгружено. Если же заказ оформляется менеджером вручную, то задача требует наличия в компании телефонии и отдела качества (не пугайтесь, если у Вас его нет. По нашей практике лучший отдел качества – это удаленный помощник на половину рабочего дня, чья работа стоит около 10 тысяч рублей в месяц). Менеджер самостоятельно отмечает, что именно он допродал, по его мнению, а отдел качества, анализируя звонки принимает решение, можно ли считать это допродажей.  

9. Автоматические скидки на непродаваемые товары

Никто не любит, чтобы его прибыль оседала в товаре. Тем не менее, многие компании работают на свой склад. Одним из полезных решений для управления этой ситуацией является автоматическая установка скидок на товары, которые долго лежат на складе. Обычно шкала делается прогрессирующей – чем дольше товар лежит, тем больше % скидки ему присваивается. Разумеется, это прекрасно сочетается с автоматической рассылкой клиентам о таких акционных товарах и отдельный раздел на сайте «Акции». Более сложной, но эффективной версией этого же решения является, когда мы устраиваем из таких товаров комплектные акции, типа при покупке нашего ходового, маржинального товара, получи бонусом залежавшийся и непродаваемый.

10. Бонусная система лояльности

Всем известно, что для компании выгодно вместо предоставления скидок своим клиентам, начислять бонусные баллы. Такая логика сильнее побуждает клиента купить ещё раз. В ритейле эта практика уже крепко укоренилась, однако для оптовых компаний и интернет-магазинов готовых решений пока немного. Наш опыт разработки подобных решений показывает, насколько они эффективны. Они не только дают более эффективную мотивацию клиенту, но и позволяют «направлять» его – назначать больший процент бонусных баллов на те товары, которые нам хотелось бы, чтобы он приобрел. Мы можем позволять ему расходовать бонусные баллы только или с большим коэффициентом на те товары, которые мы хотели бы ему допродать. Мы можем начислять дополнительные бонусные баллы за выполнение плана продаж.